Αυτοί ειναι οι 6 τρόποι να έχεις άριστη επικοινωνία σε μια μικρή επιχείρηση

Athensmagazine Ορίστε μας ως προτεινόμενη πηγή ειδήσεων στο Google

Όλοι γνωρίζουμε τη σημασία της καλής επικοινωνίας. Είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση υγιών σχέσεων και για την ανάπτυξη εμπιστοσύνης και δέσμευσης μέσα σε μια ομάδα ή οργανισμό. Στο χώρο εργασίας, η ύπαρξη μιας ανοιχτής κουλτούρας βοηθά τους ανθρώπους να παραμείνουν συνδεδεμένοι με τον οργανισμό, να κατανοήσουν τον σκοπό του και να αναπτύξουν την αίσθηση ότι ανήκουν.

Μάθετε τα πάντα για την επέκταση της επιχείρησης genesis

Θα μπορούσε να υποτεθεί ότι είναι πιο εύκολο να επικοινωνήσετε σε μια μικρότερη επιχείρηση με λιγότερα άτομα από έναν μεγάλο οργανισμό. Αλλά αν εργάζεστε σε μια startup χωρίς ομάδα ανθρώπινου δυναμικού, για παράδειγμα – η οποία συνήθως εκτελεί λειτουργίες εσωτερικής επικοινωνίας – αυτό μπορεί να μην ισχύει.

Ωστόσο, ακολουθώντας μερικά απλά βήματα, οι διευθυντές μπορούν να βοηθήσουν τους υπαλλήλους να αισθάνονται πιο συνδεδεμένοι με τον οργανισμό και να έχουν καλύτερη αίσθηση ότι ανήκουν. Ακολουθούν μερικές κορυφαίες συμβουλές από ειδικούς του κλάδου για το πώς να βελτιώσετε την επικοινωνία μέσα στις μικρές επιχειρήσεις.

Υιοθετήστε τη σωστή τεχνολογία

Η βασική πρόκληση για τους διευθυντές είναι να προσπαθήσουν να αξιοποιήσουν στο έπακρο τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι εργαζόμενοι. «Η τεχνολογία είναι εκεί για να το βελτιώσει», λέει ο καθηγητής Tim Vorley, επαγγελματίας αντιπρύτανης και πρύτανης του Oxford Brookes University Business School και αντιπρόεδρος του Small Business Charter. «Δεν πρόκειται για την κυκλοφορία του κλάδου 4.0 [την τέταρτη βιομηχανική επανάσταση, που χαρακτηρίζεται από προηγμένους αυτοματισμούς, δεδομένα και τεχνητή νοημοσύνη], αλλά βασικές τεχνολογίες που μπορούν πραγματικά να οδηγήσουν στην ανάπτυξη».

Το θέμα εδώ είναι ότι δεν είναι μόνο η τεχνολογία των επικοινωνιών που μπορεί να βοηθήσει την επικοινωνία. Οι ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις μπορεί να υποφέρουν όταν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων βαλτώνουν σε περισσότερες διοικητικές λειτουργίες όπως HR, χρηματοδότηση και πληροφορική. Έτσι, η αυτοματοποίηση αυτών των διαδικασιών με την τεχνολογία μπορεί να απελευθερώσει την ικανότητα για περισσότερη ανθρώπινη επικοινωνία.

Ανταλλάξτε email για άμεσα μηνύματα

Όσον αφορά την τεχνολογία επικοινωνίας, οι περισσότεροι από εμάς γνωρίζουμε πολύ καλά το πρόβλημα της υπερφόρτωσης email. Ο συνεχής έλεγχος των εισερχομένων σας μπορεί να είναι πηγή άγχους. Ενθαρρύνετε λοιπόν το προσωπικό να ελέγχει τα email του σε σταθερά χρονικά διαστήματα – ελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο για να επικεντρωθεί στην εργασία. Η διαχείριση των γρήγορων ερωτημάτων μπορεί να γίνει μέσω άμεσων μηνυμάτων και όχι μέσω email.

«Η μεταφορά λίγης επισκεψιμότητας από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε ένα σύστημα όπως το Slack μπορεί να προσφέρει μια πραγματικά δομημένη ροή εργασίας, να βοηθήσει τους υπαλλήλους να δουν πού βρίσκονται και να τους ενδυναμώσουν και να υποστηρίξουν την ένταξη στην επιχείρηση», λέει ο Vorley.

Οι ειδικοί προτείνουν επίσης την καλύτερη χρήση εργαλείων συνεργασίας, όπως κοινόχρηστα έγγραφα και κοινή χρήση αρχείων που βασίζεται σε σύννεφο. Αυτά επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να βελτιστοποιούν τις επικοινωνίες τους, αντικαθιστώντας ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σχόλια απευθείας σε κοινόχρηστα έγγραφα.

Ενεργοποιήστε τους υπαλλήλους με τη νέα τεχνολογία

Φυσικά, η εισαγωγή νέων τεχνολογιών και πρακτικών από μόνη της απαιτεί καλή επικοινωνία. Έτσι, πριν από την εισαγωγή της νέας τεχνολογίας, είναι σημαντικό να προσελκύσετε υπαλλήλους, σύμφωνα με την Annmarie Hanlon, ανώτερη καθηγήτρια ψηφιακών δεξιοτήτων στη Σχολή Διοίκησης του Πανεπιστημίου Cranfield. «Ζούμε σε μια εποχή αβεβαιότητας. Πολλές μικρές επιχειρήσεις βρίσκονται σε κατάσταση πανικού. Απλώς πρέπει να κάνουν απολογισμό, να πάρουν μια ανάσα και να βρουν τι λειτουργεί καλά και ποια τεχνολογία είναι εύκολη στη χρήση.

«Αυτό μπορεί να αφορά πρόσθετα ή πιλοτικά νέας τεχνολογίας. Το προσωπικό μπορεί να έχει μπερδευτεί με την εργασία από το σπίτι κατά τη διάρκεια των lockdown και την αναζήτηση νέων τρόπων εργασίας με την εκπαίδευση στο σπίτι. Το προσωπικό πρέπει να αισθάνεται ότι εκτιμάται. Το να τους εμπλακούν στην αρχή είναι απολύτως βασικό».

Κάντε την επικοινωνία εύκολη

Η μετάβαση στην υβριδική εργασία σημαίνει ότι οι εργοδότες πρέπει να βρουν νέους τρόπους επικοινωνίας αντί να βασίζονται σε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο. Το να κάνετε τους υπαλλήλους να κάνουν μια παρουσίαση που προκαλεί σκέψη ή να μοιράζονται ιδέες σε εικονικές ή φυσικές ομάδες είναι καλοί τρόποι αφοσίωσης των εργαζομένων, λέει η Sarah Brooks, λέκτορας οργανωτικής συμπεριφοράς στο Sheffield University Management School.

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης όπως το TikTok και το Instagram θα μπορούσαν επίσης να χρησιμοποιηθούν ως κανάλια επικοινωνίας. Ωστόσο, προειδοποιεί: «Είναι σημαντικό να χρησιμοποιείται τεχνολογία που το προσωπικό θέλει να χρησιμοποιήσει και μπορεί να έχει πρόσβαση». Η οργάνωση συναντήσεων πρόσωπο με πρόσωπο εξακολουθεί να είναι σημαντική. «Οι οργανισμοί θα πρέπει επίσης να δημιουργούν ευκαιρίες για να μιλήσουν με το προσωπικό μεμονωμένα. Μόνο αν τους γνωρίσετε πραγματικά θα προσθέσει αξία σε έναν οργανισμό».

Πλάγια όψη της επιχειρηματία που τρώει φαγητό ενώ εργάζεται στον υπολογιστή στο γραφείο στο γραφείο στο σπίτι.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε γρήγορη, αξιόπιστη ευρυζωνική σύνδεση

Οι εικονικές ομάδες μπορούν να αντιμετωπίσουν διαφορετικές προκλήσεις σε σύγκριση με τις παραδοσιακές ομάδες πρόσωπο με πρόσωπο – από τη δυσκολία στην ανάγνωση των μη λεκτικών σημάτων των ανθρώπων έως τις παγωμένες οθόνες και τον τρομερό περιστρεφόμενο τροχό μιας ανομοιογενούς σύνδεσης στο Διαδίκτυο. Επομένως, η ύπαρξη της σωστής ευρυζωνικής τεχνολογίας είναι ζωτικής σημασίας. Τα πράγματα που πρέπει να προσέξετε περιλαμβάνουν την ισχύ του σήματος σε όλο το σπίτι ή το γραφείο σας και τον αριθμό των συσκευών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια ευρυζωνική σύνδεση ταυτόχρονα. Το Voom Fiber από τη Virgin Media προσφέρει μια σειρά από πακέτα για εγγεγραμμένες μικρές επιχειρήσεις που στοχεύουν είτε στον χώρο εργασίας του γραφείου είτε στο σπίτι.

Δώστε στους εργαζόμενους ξεκάθαρους στόχους

Ένα από τα πιο δύσκολα μέρη της αποτελεσματικής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας είναι η διασφάλιση ότι όλοι μπορούν να δουν τη μεγαλύτερη εικόνα ακόμα και όταν ολοκληρώνουν μικρότερες ή πεζές εργασίες. Αυτό μπορεί να βοηθήσει να δώσει νόημα στην εργασία. Η διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι έχουν ένα σαφές όραμα για τους ευρύτερους στόχους της επιχείρησης – τόσο εμπορικούς όσο και κοινωνικούς – μπορεί να δημιουργήσει μια κοινή αίσθηση σκοπού και να τους βοηθήσει να ταυτιστούν με τις αξίες της. Ωστόσο, αυτό πρέπει να υπερβαίνει την επικοινωνία εταιρικών αξιών και δηλώσεων αποστολής. Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν αναλυτικά στοιχεία και πίνακες ελέγχου μπορούν να βοηθήσουν τους ανθρώπους να οπτικοποιήσουν καλύτερα και να κατανοήσουν τι κάνουν και πώς συμβάλλουν σε ευρύτερες προσπάθειες. «Αυτό μπορεί να είναι πραγματικά κίνητρο για να δούμε την πρόοδο προς την επίτευξη ομαδικών ή επιχειρηματικών στόχων, είτε πρόκειται για έναν στόχο πωλήσεων μιας παράδοσης είτε για ένα έργο πελάτη», λέει ο Vorley.